Avec un marché estimé à plus de 47 milliards de dollars en 2001, les logiciels destinés aux entreprises connaissent encore maintenant une croissance à deux chiffres. Les dépenses pour les logiciels ERP représenteraient à elles seules plus de 40 % de ce montant. Mais pourquoi les ERP connaissent tant de succès ? Vous savez, ces systèmes d’entreprise qui intègrent de façon transparente toutes les informations d’une entreprise : des données financières et comptables, aux données sur les clients en passant bien entendu par les informations liées à la chaîne logistique… En somme, finit les systèmes d’information incompatibles et les pratiques d’exploitations incohérentes ! Afin de mieux comprendre ce qui pousse tant d’entreprises à adopter un ERP, nous vous avons préparé une liste de 8 questions …

Question 1 : Que veut dire l’acronyme « ERP »

« ERP » est un sigle anglophone qui veut dire « Enterprise Ressources Planning » que l’on peut traduire littéralement par « Planification des Ressources de l’Entreprise ». Cependant, cet acronyme possède son équivalent en français : en effet, on parle de « PGI » à savoir « Progiciel de Gestion Intégré ».

Question 2 : C’est quoi, un ERP ?

ERP est donc un acronyme pour Enterprise Ressources Planning. Mais même son nom complet ne met pas la lumière sur ce qu’un ERP est ou ce qu’il fait. Ainsi, pour comprendre le rôle que peut jouer un ERP au sein d’une organisation, il suffit de prendre du recul et de repenser à tous les processus essentiels qui participent au fonctionnement d’une entreprise : de la gestion de stocks à la comptabilité en passant par les ressources humaines et la gestion de la relation client etc. Un ERP est capable d’intégrer toutes les informations de ces diverses fonctions en un seul et unique logiciel.

En pratique, au lieu de cumuler un nombre colossal de logiciels, chacun spécialisé dans la gestion d’une fonction de votre entreprise (comptabilité, achats etc.), il est possible de n’en posséder qu’un seul et unique qui combine toutes ces données. Les employés travaillant dans des divisions différentes pourront donc s’appuyer sur les mêmes informations pour répondre à leurs besoins spécifiques.

Question 3 : Un ERP, pour qui ?

Les ERP sont destinés à toutes les entreprises qui souhaitent optimiser leurs performances. Ainsi, indépendamment de la taille de votre entreprise, de son secteur d’activité, de ses enjeux et objectifs, un ERP est un outil qui vous permettra d’avoir une meilleure gestion et maîtrise de vos données, et donc à terme, de votre activité.

Question 4 : Quels sont les plus de la mise en place d’un ERP ?

Voici une liste non exhaustive des avantages de la mise en place d’un ERP :

  • Gain de temps grâce à la centralisation des données : en effet, grâce à un ERP, plus de double ou triple saisies des informations à travers les différents services de votre entreprises !

  • Meilleure fiabilité des données : d’une part, on évite redondance des données à travers les différents systèmes d’information de l’entreprise. Et d’autre part, il y existe une meilleure cohérence des données lesquelles sont semblables entre tous les services. On aboutit donc à une meilleure coordination au sein de l’entreprise.

  • Meilleure organisation : Un ERP permet une meilleure gestion et maîtrise des flux entrants et sortants.

  • Faire des économies : Sur le moyen-long terme, et du fait d’un bon usage de l’ERP, il est très commun pour les entreprises de faire des économies puisque moins de temps sera consacré aux tâches à faible valeur ajoutée.

  • Gain de productivité : C’est l’avantage majeur de la mise en place d’un ERP qui convienne aux besoin d’une entreprise. Cela permet aux utilisateurs de consacrer plus de temps à l’analyse des informations saisies et d’améliorer la prise de décision, et ainsi, la performance de l’entreprise.

Question 5 : Quels en sont les moins … ?

Malgré tous les avantages d’un ERP énumérés plus haut, et dans un soucis de transparence, il est important de vous faire part des inconvénients qui y sont relatifs :

  • La mise en place d’un ERP requiert de l’organisation et de la rigueur puisque les informations de l’entreprise doivent être saisies fidèlement et au fur et à mesure.
  • Parfois, le coût de l’ERP peut être un inconvénient voire même un frein à sa mise en place par une entreprise. Mais il existe dorénavant des offres qui conviennent à tous les portefeuilles.
  • La difficulté d’adoption de l’ERP par les équipes. Au départ, il est normal de faire face à de la réticence de la part des futurs utilisateurs de l’ERP, mais grâce à des sessions de formation, cet outil qui a pour but premier d’améliorer les performances de l’entreprise

Question 6 : Comment mettre en place un ERP ?

La mise en place d’un ERP nécessite quelques étapes préliminaires. Pas d’inquiétudes à avoir, il existe de nombreuses entreprises qui prennent en charge la mise en place de votre ERP dans le respect de ces étapes !

1. État des lieux

Cette étape est primordiale puisqu’elle permet d’identifier ce qui existe déjà au sein d’une entreprise : quel(s) système(s) d’information y sont implémentés etc. Cette étape permet également de cibler les enjeux de l’organisation afin de décider quel ERP sera le plus convenable.

2. Cahier des charges : définir le besoin

Mettre en place un ERP s’apparente finalement à un projet. Établir un cahier de charge est alors fortement recommandé afin d’aider à lister les besoins, exigences et objectifs de l’entreprise.

3. Faire le choix de la solution

Il existe effectivement un large éventail d’ERP. Selon votre secteur d’activité ainsi que les raisons qui vous poussent à mettre en place un ERP, votre état des lieux ainsi que cahier des charges vous seront bien utiles pour guider vos choix.

4. Déploiement

Cette étape est certainement une des plus fastidieuse puisqu’il s’agira d’héberger votre ERP sur un serveur, sa personnalisation et sa customisation pour qu’il s’adapte parfaitement à votre marque. Cette phase comporte aussi souvent une migration des données de votre ancien SI vers ce nouvel outil. Il s’agira également d’effectuer des tests et paramétrages pour s’assurer qu’il n’y a pas d’erreurs.

5. Formation

Même si les ERP sont généralement des logiciels assez intuitifs et simples d’utilisation, la formation des futurs utilisateurs est fortement recommandée, voire obligatoire afin d’assurer une utilisation optimale de l’ERP.

Question 7 : Combien coûte un ERP ?

Ces dernières années, l’accès aux ERP s’est considérablement démocratisé. C’est pour cette raison qu’il existe un panel très large d’offres suivant la taille de votre structure ainsi que vos besoins.

Si vous êtes une TPE / PME / Association etc. il serait judicieux de privilégier les abonnements mensuels qui vous permettent …

Question 8 : Résultat de la mise en place d’un ERP ?

Selon une étude réalisé par CXP, 70% des entreprises ayant intégré un ERP soulignent comme premier point positif, « l’amélioration de la productivité des salariés » et 68% avancent que le logiciel « améliore la collaboration interne et externe »